Administración
Facturas emitidas y enviadas solas, facturas de proveedores leídas desde el email, documentos archivados y cobros pendientes avisados a tiempo.
Automatizar facturas · automatización administrativaAutomatización de procesos
Automatización de procesos: que las tareas que se repiten se hagan solas.
Facturas, avisos, informes y datos que hoy pasan de mano en mano entre programas. Los conectamos para que ocurran solos, a su hora y sin errores de copiar y pegar. Y los vigilamos para que, si algo falla, lo sepamos antes que tú.
Elige un ejemplo y mira cómo avanza el flujo.
Un pedido pagado se convierte en factura enviadaEsperando
Pedido pagadoLa tienda online avisa del cobro
Datos del clienteBusca su ficha o la crea
Número de facturaEl siguiente de la serie
PDF de la facturaCon su diseño y sus datos
Email al clienteCon la factura adjunta
Copia en DriveEn la carpeta del año y el mes
Así facturamos en EUFORAI.
Qué es la automatización de procesos
La automatización de procesos consiste en que las tareas repetidas de una empresa se hagan solas: pasar datos de un programa a otro, emitir y enviar documentos, avisar a quien corresponde o preparar informes. Con IA, además, el sistema puede leer y entender lo que antes necesitaba a una persona, como un email, una factura en PDF o un mensaje de un cliente, y decidir qué hacer con ello. El objetivo es que tu equipo deje de copiar y pegar y dedique ese tiempo a lo que sí necesita una persona.
Por áreas
Las tareas que automatizamos más a menudo.
Ventas
Contactos de anuncios y formularios en el CRM, seguimiento a quien no responde y presupuestos que salen con los datos ya puestos.
Leads · CRM · presupuestosAtención al cliente
Respuestas a WhatsApp y email, confirmaciones de cita, avisos de pedido listo y encuestas después del servicio.
WhatsApp · email · avisosOperaciones
Partes de trabajo, avisos de stock bajo, tareas que se asignan solas y alertas cuando algo se retrasa.
Stock · partes · alertasDirección
Informes diarios o semanales con las cifras que importan, sin que nadie tenga que montarlos en una hoja de cálculo.
Informes · cuadros de mandoFormación y comunidades
Asistencia a sesiones, rankings, emails a quien falta y seguimiento de cada miembro según su progreso.
Zoom · asistencia · rankingsCalculadora
¿Cuánto tiempo se va en tareas repetidas?
Piensa en una tarea concreta, como emitir y enviar facturas, y mueve las barras.
Esta tarea le cuesta a tu equipo
13 horas
al mes, que son 3.120 € al año y unas 20 jornadas de trabajo.
Quiero automatizarla →Te decimos por email si compensa y cuánto costaría.
Automatización con IA
Con IA o sin IA: lo que haga falta.
No todo necesita inteligencia artificial. Si una tarea se puede resolver con reglas claras, la hacemos con reglas: sale más barata y falla menos. Usamos IA cuando hay que entender algo que viene en lenguaje normal o en un documento.
Con reglas
- Pasar datos de un programa a otro
- Numerar y enviar facturas
- Avisos a una hora o cuando pasa algo
- Informes con cifras
Con IA
- Leer facturas de proveedores en PDF
- Clasificar emails y mensajes
- Cualificar un contacto a partir de lo que escribe
- Resumir una semana en cinco líneas
Herramientas
Montado sobre n8n y conectado a lo que ya usas.
Trabajamos sobre todo con n8n, una plataforma de automatización que se puede alojar en tus propios servidores, y lo conectamos con las herramientas que ya tienes. Si hoy tienes flujos en Make o Zapier, los revisamos y decidimos contigo si conviene mantenerlos o pasarlos.
n8nMake y ZapierGoogle WorkspaceMicrosoft 365WhatsApp BusinessStripeHolded y programas de facturaciónZoomCRM: HubSpot, PipedriveSupabase y bases de datosTu programa, si tiene API
Vigilancia
Una automatización que falla en silencio hace más daño que no tenerla.
Por eso cada flujo que montamos queda vigilado. Si algo falla (un programa cambia, una clave caduca, llega un dato raro), nos llega el aviso a nosotros y lo corregimos. En tu portal ves qué se ha ejecutado, cuántas horas te ha ahorrado y si hubo alguna incidencia.
- Avisos de error al momento
- Revisión de cada fallo y corrección
- Historial de ejecuciones
- Horas ahorradas cada mes en tu portal
Puesta en marcha
Tu primer proceso automatizado en unas tres semanas.
- 01
Semana 1 · El proceso, paso a paso
Nos sentamos con quien hace hoy la tarea y apuntamos cada paso, cada programa y cada excepción.
- 02
Semana 2 · Construcción
Montamos el flujo, lo conectamos a tus programas y lo probamos con datos reales en paralelo a como lo haces hoy.
- 03
Semana 3 · En marcha y vigilado
Lo activamos, dejamos la vigilancia puesta y repasamos contigo las primeras ejecuciones.
Precio
Cuánto cuesta automatizar un proceso.
Depende de cuántos pasos tenga, de cuántos programas haya que conectar y de si necesita IA. Lo habitual es empezar por el proceso que más horas se come, con precio cerrado, y seguir con el siguiente cuando el primero ya funciona. Después hay una cuota mensual de vigilancia y mantenimiento. La referencia útil es la que te da la calculadora: las horas que esa tarea le cuesta hoy a tu equipo.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre la automatización.
¿Tengo que cambiar los programas que uso?
Normalmente no. Conectamos los que ya tienes. Solo si alguno no permite conectarse de ninguna forma te proponemos una alternativa.
¿Qué herramientas usáis?
Sobre todo n8n, que permite automatizaciones complejas y se puede alojar en servidores propios. También trabajamos con Make, Zapier y con las API de cada programa cuando conviene.
Ya tengo automatizaciones en Make o Zapier. ¿Qué hacemos con ellas?
Las revisamos. Si funcionan y no te cuestan demasiado, se quedan y las vigilamos. Si fallan a menudo o se han vuelto caras, te proponemos pasarlas a n8n.
¿Qué pasa si una automatización falla?
Nos llega el aviso al momento y la corregimos. Tú lo ves en tu portal, con lo que pasó y cómo se solucionó.
¿Mis datos están seguros?
Las claves de acceso a tus programas se guardan cifradas y solo con los permisos necesarios. Firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento que exige el RGPD.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Un proceso sencillo, en una o dos semanas. Uno con varios programas e IA, en unas tres. Empezamos por el que más tiempo te quita.
¿Qué pasa si un dato llega mal o falta algo?
Cada automatización comprueba los datos antes de actuar. Si algo no cuadra, se detiene en ese paso, guarda lo que ha recibido y avisa a la persona que tú decidas para que lo revise, en lugar de seguir con un dato erróneo.
Dinos qué tarea te quita más tiempo y la automatizamos primero.
Te decimos si compensa, cuánto cuesta y en cuánto tiempo estaría funcionando.