Antes de abrir
Contesta las primeras llamadas y los WhatsApp que llegaron por la noche, y deja las citas apuntadas antes de que entre nadie.
Agentes de IA · Recepcionista IA
Una recepcionista con IA que atiende el teléfono y el WhatsApp.
Contesta llamadas y mensajes con la misma agenda, a cualquier hora. Da citas, las cambia, responde lo de siempre y avisa a tu equipo solo cuando hace falta una persona. Las horas punta dejan de ser un atasco en recepción.
Llamada de ejemplo a una clínica, con voces generadas y datos ficticios.
Qué es una recepcionista con IA
Una recepcionista con IA, también llamada recepcionista virtual con IA, es un sistema que atiende a tus clientes por teléfono y por WhatsApp como lo haría recepción: saluda, entiende qué necesitan, consulta la agenda, da o cambia citas y responde las preguntas habituales. A diferencia de un servicio de recepcionista virtual con personas, atiende varias conversaciones a la vez y a cualquier hora, y todo lo que hace queda apuntado en tu agenda.
Dos canales, una agenda
Lo que entra por teléfono y por WhatsApp acaba en el mismo sitio.
La recepcionista con IA mira la misma agenda para los dos canales: un hueco que se ha dado por teléfono deja de aparecer libre en WhatsApp. Baja despacio y mira cómo se llena la tarde de Laura.
Llamada entrante
Suena el teléfono…
CM
Clínica Mediterráneaen línea
AGENDA · HOYLaura · Fisio
16:00
Revisión · Marta G.
16:45
Libre
17:30
Libre
18:20
Seguimiento · Ana P.
Ejemplo con datos ficticios
Un día en recepción
Lo que hace mientras tu equipo atiende a quien tiene delante.
En hora punta
Tres llamadas y dos mensajes a la vez. Ninguno espera, y tu equipo sigue atendiendo a quien está en el mostrador.
A la hora de comer
Recepción está cerrada y el teléfono sigue sonando. La recepcionista con IA lo coge y da la cita para la tarde.
Una cancelación de última hora
Ofrece el hueco por WhatsApp a quien estaba en lista de espera y lo vuelve a ocupar en minutos.
Recordatorios
Confirma las citas de mañana por WhatsApp y llama a quien no ha contestado para no perder la hora.
Fuera de horario
Atiende al que escribe desde el sofá y le da cita para la semana que viene, sin esperar a que abráis.
Comparativa
Recepcionista con IA, servicio de recepcionista virtual o recepción propia.
Un servicio de recepcionista virtual son personas externas que cogen tus llamadas con un guion. La recepcionista con IA trabaja sobre tu agenda y también atiende el WhatsApp.
| Recepcionista con IA | Servicio de recepcionista virtual | Recepción propia | |
|---|---|---|---|
| Canales | Teléfono y WhatsApp | Normalmente solo teléfono | Teléfono, WhatsApp y mostrador |
| Citas | Las da en tu agenda real | Suele tomar nota y avisarte | Las da en tu agenda |
| Conversaciones a la vez | Varias | Según el servicio contratado | Una |
| Horario | 24 horas, todos los días | Según el plan contratado | Su jornada |
| Conoce tu negocio | Con la información que le das, con el mismo criterio | Con un guion general | Con la experiencia de tu equipo |
| Coste | Implantación, cuota mensual y consumo | Tarifa por llamada o por horas | Salario y cotizaciones |
Comparamos configuraciones habituales. Cada proveedor es distinto y algunos ya integran agenda, WhatsApp o informes: pregúntale por lo mismo que aquí y compara con tu caso, no con la tabla.
Por sectores
Cómo trabaja en tu tipo de negocio.
Recepcionista IA
Ver recepcionista IA para clínicas →Clínicas
Recepcionista médica virtual para fisioterapia, osteopatía, estética o dental: citas, cambios, recordatorios y lista de espera, sin dar consejos clínicos.
Recepcionista IA
Ver recepcionista IA para talleres →Talleres
Citas para revisión, ITV o neumáticos por teléfono y WhatsApp, y aviso al cliente cuando el coche está listo.
Recepcionista IA
Ver recepcionista IA para inmobiliarias →Inmobiliarias
Respuesta en segundos a quien pregunta por un anuncio, cualificación y visita apuntada en la agenda del comercial.
Precio
Cuánto cuesta una recepcionista con IA frente a una persona.
Una recepcionista con IA tiene tres costes: la implantación, que se paga una vez; una cuota mensual de mantenimiento; y el consumo de llamadas y mensajes. Para saber si compensa, compárala con lo que te cuesta hoy cubrir recepción: el sueldo de quien la atiende y las llamadas y mensajes que se quedan sin respuesta.
De qué se compone el precio y qué lo sube
Mueve las barras con los datos de tu negocio y el cálculo se actualiza al momento.
Una recepcionista a jornada completa
1.980 € al mes
- 23.760 € al año, contando la Seguridad Social que paga la empresa
- Cubre 40 de las 168 horas de la semana. El resto del tiempo, las llamadas van al buzón
- Atiende una llamada a la vez. Si entran dos, una espera o cuelga
- Vacaciones, asuntos propios y bajas: esos días el teléfono se queda sin cubrir o pagas a alguien que la sustituya
Calculado con un 32 % de Seguridad Social a cargo de la empresa (aproximado). No incluye sustituciones.
Una recepcionista con IA
168 h a la semana
- Atiende teléfono y WhatsApp a cualquier hora, también por la noche, en fin de semana y en festivos
- Lleva varias conversaciones a la vez, así que un lunes con 80 llamadas no colapsa recepción
- No tiene vacaciones ni bajas
- Por una parte de ese dinero: pagas la puesta en marcha una vez y después una cuota al mes y el consumo
Compara la cobertura del teléfono, no dos puestos iguales: el agente se queda con las llamadas repetidas y tu equipo sigue con lo que necesita criterio.
Pedir mi precio cerrado →Te respondemos por email con el precio para tu volumen de llamadas.Límites
Lo que resuelve sola y lo que deja a tu equipo.
Lo resuelve la recepcionista con IA
- Citas, cambios, cancelaciones y lista de espera, por teléfono y por WhatsApp.
- Las preguntas de siempre: horarios, precios orientativos, dónde estáis, qué hay que traer.
- Recordatorios y confirmaciones del día siguiente.
- Tomar el recado completo cuando la gestión necesita a una persona.
Lo pasa a tu equipo
- Atender el mostrador: a quien está delante lo atiende tu equipo.
- Dar consejos médicos, legales o técnicos.
- Cobrar en caja o gestionar reclamaciones de facturas.
- Calmar a un cliente muy enfadado: esas conversaciones las pasa a una persona.
Puesta en marcha
Funcionando en unas cuatro semanas.
- 01
Semana 1 · Cómo trabaja recepción
Repasamos con quien atiende hoy el teléfono qué preguntan los clientes, qué gestiones se repiten y qué casos tienen que llegar a una persona.
- 02
Semana 2 · Conexión
Conectamos tu agenda, tu número de teléfono y tu WhatsApp Business, y elegimos la voz y el tono de los mensajes.
- 03
Semana 3 · Pruebas
Tu equipo le llama y le escribe con casos reales. Ajustamos hasta que resuelve lo que debe y deriva lo que no.
- 04
Semana 4 · En marcha
Empezamos por las horas en las que recepción no llega y por el WhatsApp. Cuando estás tranquilo con el resultado, ampliamos.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre la recepcionista con IA.
¿Sustituye a mi recepcionista?
No hace falta. Lo habitual es que se quede con las llamadas y los mensajes repetitivos y con las horas en las que recepción no llega, y que tu equipo atienda el mostrador y los casos que necesitan a una persona.
¿Puede usar mi número de WhatsApp?
En la mayoría de los casos, sí. Se conecta con la API de WhatsApp Business y conserva tu número. Si hoy usas la aplicación de WhatsApp Business en el móvil, te guiamos en el cambio para no perder conversaciones.
¿Funciona con mi programa de citas?
Si tu programa permite conectarse por API, trabaja directamente sobre él. Si no lo permite, te montamos una agenda a medida y la conectamos con el resto.
¿Qué pasa si un paciente pregunta algo médico?
No da consejos clínicos. Toma el recado y lo pasa al profesional, o le ofrece una cita para que lo vean.
¿Cómo trata los datos de salud de los pacientes?
Solo pide lo necesario para gestionar la cita. Los datos se guardan con acceso restringido y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento que exige el RGPD.
¿Cuántas conversaciones puede llevar a la vez?
Varias llamadas y todos los WhatsApp que entren. El límite de llamadas lo pone la línea de telefonía contratada, y se ajusta a tu volumen.
¿Qué diferencia hay con un agente de voz?
El agente de voz atiende solo llamadas. La recepcionista con IA coordina teléfono y WhatsApp sobre la misma agenda, para que un hueco dado por un canal no se ofrezca por el otro. Si casi todo te llega por teléfono, empieza por el agente de voz.
Prueba cómo atendería a tus clientes.
Cuéntanos qué te preguntan por teléfono y por WhatsApp y te preparamos una demo con el nombre de tu negocio, tus servicios y tu horario.